Calcular y gestionar una nómina no es una cosa fácil, hacerlo correctamente implica realizar de manera exacta pagos como bonos, premios, descuentos de pensiones, incapacidades, incidencias, créditos INFONAVIT, pero sobre todo de los impuestos. Veamos los 6 errores más frecuentes en la administración de la nómina.
En México, las leyes fiscales que aplican a la nómina están en constante cambio, así que quienes se encargan de la gestión de la nómina deben estar al día en todo momento. Un error común es desconocer la ley, lo que lleva el riesgo de sufrir sanciones o multas, y de perder tiempo invaluable por tener que realizar cambios de último momento.
Dos maneras de corregir este error podrían ser calendarizar tiempo para revisar las reformas, o contar con un tercero que garantice que la nómina siempre sea calculada con las corresponientes cambios.
Sin importar el tamaño o giro de tu empresa, siempre existirán fechas y períodos de pago que deben respetarse. Ya sea que tu nómina sea quincenal, semanal, catorcenal o mensual, no cumplir con el pago en las fechas establecidas puede traer problemas en auditorías o con la autoridad. Aun más, esta es una causa mayor de inconformidad en los colaboradores.
Para lograr pagar a tiempo debes tener una pre-nómina bien planeada y limpia, todas las deducciones y prestaciones deben quedar revisadas y autorizadas con un buen márgen de tiempo antes del momento de pagar.
Como ya hemos establecido, el tiempo lo es todo en lo que consierne a la nómina. El “más vale tarde..” no tiene cabida cuando se trata de pagarle a nuestros colaboradores. Contar con un plan, un cronograma detallado y luego respetarlo evitará que cometas estos errores. Así tendrás presente que siempre habrá información que verificar, días festivos, vacaciones y horas extras a las cuales dar seguimiento. Y hablando de los impuestos sobre la nómina, los plazos no son menos importantes
Por supuesto que no es sencillo, perder una fecha límite clave por otro lado es demasiado fácil. La mejor solución en la actualidad es contar con herramientas que automaticen estas actividades. Pero si decides hacerlo a mano, recuerda apegarte al 100% a tu plan de nómina.
Cada período de pago surgen distintas incidencias que repercuten en el salario de los empleados como días de vacaciones, días extra, baja de un empleado o faltas y retardos. Querer realizar estos ajustes a la hora de hacer la nómina se va convirtiendo en un reto canónico conforme sube tu cantidad de colaboradores.
Lo óptimo es que estas incidencias se vayan reportando e incorporando a la prenómina al momento en que suceden. De este modo tanto jefes de área como personal de RH pueden estar al día con información transparente. Para lograrlo de manera rápida ¿qué mejor que enlazar tu sistema de puntualidad y asistencia con tu sistema de nómina?
Es común que sea tentador para el encargado de la nómina querer reaprovechar nóminas anteriores como base para “ahorrar” tiempo, pero es extremandamente importante atender a los colaboradores de manera individual. Estos pueden tener diferentes situaciones contractuales, deducciones especiales y otras particularidades.
Mantener catálogos y expedientes bien actualizados y accesibles permitirá que tengas bien claro entre otros: los salarios, la cotización ante el IMSS, la jornada laboral, el tipo de puesto a desempeñar e incluso si tiene pensiones a deducir por ley.
Los errores suceden, sin embargo con herramientas adecuadas es posible mejorar e incluso eliminar la mayoría de ellos, contar con un sistema que automatice procesos y te evite penalizaciones severas resulta un gran apoyo.
Pero también es necesario contar con el tiempo, el personal capacitado y la infraestructura para hacerlo correctamente. Una opción que te dá todos estos beneficios es la de contratar Maquila de Nómina, servicio con el cual un grupo de expertos con las herramientas adecuadas y la experiencia necesaria procesan la información para que tu solamente realices los pagos en tiempo y forma.
Cómo sea que decidas, lo importante es que este aspecto administrativo de nuestra operación no sea generadora de inconformidad o de gastos innecesarios para la Empresa.
Los 6 errores más frecuentes en la Administración de la Nómina
